Ismersz valakit, aki nem elfoglalt? Minden nap szembe kell néznem azzal, hogy a naptáram tele van, nem beszélve arról, hogy van egy külön to-do listám is, amely az aznap és a héten elvégzendő feladatokat tartalmazza. Talán te is ilyen helyzetben vagy, ezért szeretnék veled megosztani 10 olyan tippet, amivel produktívvá teheted a napjaid anélkül, hogy őrületbe kergetnéd magad a nap végére.
- Minden legyen leírva!
Bár technikailag egyre fejlettebb világban élünk, én a mai napig használok offline jegyzeteket is, például határidőnaplót. Minden teendő akár munkával, akár magánélettel kapcsolatos felírom és folyamatosan nyomon követem, hogy éppen hogy haladok a teendőkkel és az elvégzendő feladatokkal. Semmi nem kell hozzá, csak egy papír és egy toll.
TIPP : Ha túlságosan magával szippantott már a technika és nem bírsz például a telefonod nélkül élni, akkor egyre több ingyenes applikáció létezik, amivel szintén szervezheted a mindennapjaid. Ilyen helyzetekre én például a Microsoft To-Do alkalmazást használom. - Tervezz előre!
A legjobb módja, hogy ne ússz el a feladataiddal, ha előre tervezel. Ez lehet akkor is, mielőtt elmész a munkahelyedről de akár lefekvés előtt valamikor kinézhetsz magadnak 10 percet, amikor átgondolod a következő napi teendőidet. Mit is kell csinálnod? Milyen találkozókra kell menned? Melyik feladatokat kell mindenképpen másnap elvégezned? Melyiket fogod megcsinálni legelőször? Gondold át azt is, hogy melyik feladataidat tudod kiszervezni (lásd 9-es pont) vagy melyikek nem férnek már bele abszolút (lásd 10-es pont). - A "legszörnyűbb" feladatot végezd el elsőként!
Mindannyiunk listáján van olyan feladat, amelyet nem szívesen csinál meg. Ez lehet egy kellemetlen telefonhívás, egy prezentáció, amivel végezned kell stb. Bármi legyen is az,ami csak lóg a levegőben, ideje végre pontot tenni a végére. Kezd tehát ezzel az elvégzendő feladatokat és ne told magad előtt a következő napra/napokra. - Kapcsold ki a zavaró tényezőket!
A legrosszabb dolog,ha egy feladat elvégzése közben a bejövő e-mailekkel, egy telefonhívással vagy éppen a közösségi oldalakkal foglalkozol. Fontos,ha éppen egy feladatot végzel, akkor teljes mértékben arra fókuszálj, a zavaró tényezőket pedig zárd ki a környezetedből. Adj magadnak zavartalan időt arra,hogy a feladatodat elvégezd. - Tarts szünetet!
Nagyon fontos. Ne próbálj meg minden feladatot egyszerre lenyomni, nem lesz ugyanis értelme és nem fogod érezni, hogy igenis produktívan töltötted a napod. Vegyél ki szüneteket. A Forbes.hu korábban megjelent cikke szerint, az ideális munka-szünet arány 52 perc munka majd 17 perc pihenés. - Oszd be az idődet azoknak a feladatoknak,amelyek ismétlődnek!
Gondolok itt olyanokra mint válaszolás az e-mailekre, a pénzügyeid házi kasszában történő vezetése, az állandó visszahívások intézése, minden olyan feladat, amely minden nap rutinszerűen végzel. Ezeknek kell beosztást csinálnod. Csak egy egyszerű példa mondjuk a mindennapos e-mail válaszolásra. Tervezd be magadnak hogy minden nap 08:00-08:30/09:00 majd 11:30-12:00 , 14:30-15:00 és 16:30-17.00 között csak azzal foglalkozol,hogy az e-mailjeidre válaszolsz. Természetesen ez csak példa, szabadon variálhatod a saját igényednek megfelelően. - Reggelizz!
Szerintem ez különös magyarázatot nem igényel, hiszen rengeteg tanulmány szól arról, hogy miért fontos a reggeli. A rendszeres reggeli hozzájárul az egészség megőrzéséhez, az egészséges emberek pedig produktívabbak tudnak lenni. - Sportolj!
Nem akarom ismételni magam, de az egészséges emberek produktívabbak. Nem azt mondom, hogy kötelezően menj le minden nap órákat edzeni a konditerembe, azt viszont mindenképpen javaslom, hogy minden nap végezz valamiféle mozgás formát. Ez lehet egy nagy séta, vagy egy-két tornagyakorlat. - Szervezd ki,amit lehet!
Egy seggel nem lehet több lovat megülni. Hidd el, nekem is nehezen megy ez a pont, ugyanis nem szeretek segítséget kérni. Sokszor ugyanis úgy érzem, hogy több időm elmegy azzal, hogy kiszervezzem a feladatokat és elmagyarázzam, hogy hogy kell megcsinálni, így mindig az a vége, hogy inkább megcsinálom én magam. A produktív mindennapok szempontjából azonban fontos, hogy tényleg csak azokkal a feladatokkal foglalkozz, amelyeket rajtad kívül nem végezhet el más, a többit pedig szervezd ki. Nézz körül,hogy ki áll rendelkezésre bizonyos feladatok elvégzéséhez. Titkárnő? Egy munkatárs? Családtag? Amit pedig lehet, adj át nekik. - Mondj nemet!
Hány olyan dolgot vállaltál be,amit valójában nem szerettél volna? Gondold át, hogy biztosan minden feladatot el kell vállalnod és neked kell megcsinálnod? Lehet, hogy pár dolgot simán le lehetne mondani? Ha kilométer hosszú teendőid vannak, akkor biztosan felfog hívni még valaki vagy összefutsz valakivel, hogy ezt és ezt még nem-e tudnád bevállalni. Lélegezz mélyet és gondold át, hogy belefér-e még a teendőid közé, ha a válasz egyértelmű nem, akkor ezt közöld az illetővel. Ahogy azt egy bölcs ember mondta, a nem egy teljes mondat. Nincs szükség magyarázatra, a nem, az nem.
